DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL CARGO
Denominación del cargo: Asistente de nómina y contratación
Área: Administrativa
Cargo Superior Inmediato: Coordinador de Gestión Humana.
Localización (ciudad): Bogotá
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar los procesos de contratación, afiliación, pagos de nómina y liquidación del personal atendiendo a las directrices definidas por la compañía con el fin de asegurar la disponibilidad del personal requerido de manera oportuna y de dar cumplimiento a las disposiciones legales en esta materia.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Estudiante de carreras como:
Administración de empresas
Contabilidad
Contaduría
Tecnólogo en recursos humanos / Contabilidad y finanzas
Áreas a fines
FORMACIÓN N.A.
EXPERIENCIA Mínimo 2 años de experiencia en labores a fines al cargo
COMPETENCIAS Organización
Recursividad
Comunicación efectiva
Capacidad de análisis
Trabajo en equipo
Servicio al cliente
RESPONSABILIDADES
-
Realizar el proceso de vinculación y afiliación de nuevos empleados a fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y los procedimientos definidos por la compañía.
-
Elaborar la nómina de la empresa de manera oportuna, adecuada y segura a fin de programar y garantizar su pago en las fechas establecidas por la compañía.
-
Mantener actualizado el sistema de nómina con las novedades de personal que se presenten (vinculaciones, desvinculaciones, vacaciones, etc.). a fin de garantizar la confiabilidad y entrega oportuna de información administrada por el área
-
Elaborar mensualmente las planillas de aportes parafiscales y programar oportunamente su pago a fin de dar cumplimiento a las disposiciones legales definidas en esta materia.
-
Mantener actualizados los archivos físicos y magnéticos con la documentación del personal vinculado a fin de garantizar su correcta y oportuna ubicación.
-
Remitir al área administrativa y financiera los archivos planos y/o soportes del pago de: nóminas, aportes parafiscales, liquidaciones de personal, préstamos, créditos condonables, entre otros, a fin de acreditar contablemente la generación de los mismos.
-
Mantener en archivo inactivo la documentación del personal retirado de la compañía y los soportes o registros de planillas y/o pagos efectuados por la compañía con ocasión de su responsabilidad de la relación laboral.
-
Efectuar las liquidaciones del personal desvinculado de la empresa y tramitar su pago con el objetivo de garantizar un proceso de desvinculación laboral bajo los términos definidos por la ley.
-
Garantizar el cumplimiento de las disposiciones y políticas definidas por la empresa en el marco del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
TAREAS
-
Formalizar la vinculación y afiliación de nuevos empleados con actividades tales como: apertura cuenta de nómina, elaboración y firma de contrato, afiliaciones ARP, EPS, cajas de compensación familiar y Fondo de cesantías
-
Verificar que la documentación del candidato cumpla con el perfil de cargo definido por la empresa y que soporte documentalmente el mismo (formación, experiencia, conocimientos).
-
Ingresar al sistema de nómina la información del personal vinculado (importante tener conocimiento en la administración del software y verificar que todos los datos que se ingresan sean correctos).
-
Elaborar la nómina de la empresa, teniendo en cuenta novedades de personal reportadas (ingresos, retiros, horas extras, viáticos, sanciones, incapacidades, licencias, vacaciones, subsidios, créditos, etc.)
-
Remitir la nómina (archivos planos a la Gerente Administrativa y Financiera) un día antes del pago efectivo de las mismas 14 y 29 de cada mes, granizando posteriormente el pago efectivo de las mismas.
-
Hacer seguimiento al pago efectivo de las nóminas, verificando con la Gerencia Administrativa y Financiera el paso exitoso de las transferencias, de lo contrario aplicar de manera inmediata los correctivos requeridos.
-
Remitir las coletillas de pago a través de correo electrónico y de la intranet.
-
Reportar a la gerencia Administrativa y Financiera la elaboración total de la planillas de parafiscales para que se lleve a cabo el pago y garantizar que este se haya efectuado.
-
Remitir el soporte de los pagos parafiscales a las personas involucradas con trabajos de campo y al área de comunicaciones a fin de que sea actualizado el acceso a las planillas a través de la intranet.
-
Atender y resolver las inconsistencias reportadas a la empresa por parte de EPS, fondo de pensiones, caja de compensación, ARL, ICB
-
Mantener actualizadas las hojas de vida en cuanto a contratación y afiliaciones legales así como documentación que acredite competencias, inducción, capacitaciones, créditos y subsidios, llamados de atención y documentos similares.
-
Atender las solicitudes de documentación de personal para obras (tramitar, organizar y enviar la documentación de manera ágil y oportuna).
-
Mantener en archivo físico los soportes relacionados con nóminas, pago de aportes parafiscales, pago de cesantías, incapacidades, novedades de personal, horas extras y liquidaciones.
-
Recepcionar las novedades de retiro del personal a fin de elaborar las liquidaciones respectivas.
-
Contactar al personal desvinculado para tramitar las firmas de los siguientes documentos: Liquidación final del contrato, carta de autorización de examen médico de retiro, certificación laboral, carta de autorización para el retiro de cesantías.
-
Remitir la liquidación firmada al área Admisnitrativa y Financiera para su respectivo pago y hacer control y seguimiento al mismo solicitando semanalmente copia de los comprobantes de pago.
-
Presentar quincenalmente un reporte del control de liquidaciones a la Dirección de Gestión Humana
-
Elaborar certificaciones laborales de personal activo o desvinculado
-
Tramitar el recobro de incapacidades del personal.
ATRIBUCIONES
N.A
RELACIONES DE TRABAJO
Internas:
-
Gerencia administrativa y financiera: programación de pagos y solicitud de informes con soportes contables de los mismos, legalizaciones de dinero, remisión de informes y de documentos que soportan movimientos realizados por el área (prestamos, liquidaciones, entre otros).
-
Coordinación de trabajos de campo: Recibe novedades de personal.
-
Coordinación de proyectos: Recibe la notificación de nuevos subcontratistas para gestionar la documentación del personal que va a ingresar a laborar bajo esa modalidad.
Externas:
-
Personal administrativo y/o de gestión humana por parte de clientes: Solicitar y enviar documentación de personal que va a ingresar a laborar en los diferentes proyectos.
-
ARL, EPS, AFP, CCF y entidades del estado en general: Tramitar afiliaciones y resolver inconsistencias que se presenten.
DOCUMENTACIÓN DEL CARGO
-
Ver listado maestro del cargo (Anexo A): \\poseidon1\BIBLIOTECA GENERAL GYC\23. SISTEMA GESTION CALIDAD GRUPO CIMENTACIONES\Manual de procedimientos normalizados\RECURSO HUMANO\LISTADOS MAESTRO DOC. Y REGIS.
-
Ver valores corporativos del proceso (Anexo B)
MANUAL DE OPERACIONES: Manual de administración del software de nómina- multidatos.