DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL CARGO

Denominación del cargo:    Asistente de nómina y contratación
Área:                                   Administrativa
Cargo Superior Inmediato:  Coordinador de Gestión Humana.   
Localización (ciudad):         Bogotá

OBJETIVO DEL CARGO

Realizar los procesos de  contratación, afiliación, pagos de nómina y liquidación del personal atendiendo a las directrices definidas por la compañía  con el fin de asegurar la disponibilidad del personal requerido de manera oportuna y de dar cumplimiento a las disposiciones legales en esta materia. 

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN    Estudiante de carreras como:

                       Administración de empresas

                       Contabilidad

                       Contaduría

                       Tecnólogo en recursos humanos / Contabilidad y finanzas

                       Áreas a fines

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FORMACIÓN     N.A.

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EXPERIENCIA    Mínimo 2 años de experiencia en labores a fines al cargo  

 

COMPETENCIAS    Organización

                             Recursividad

                             Comunicación efectiva

                             Capacidad de análisis

                             Trabajo en equipo

                             Servicio al cliente

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RESPONSABILIDADES

  1. Realizar el proceso de vinculación y afiliación de nuevos empleados a fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y los procedimientos definidos por la compañía.

  2. Elaborar la nómina de la empresa de manera oportuna, adecuada y segura a fin de programar y garantizar su pago en las fechas establecidas por la compañía.

  3. Mantener actualizado el sistema de nómina con las novedades de personal que se presenten (vinculaciones, desvinculaciones, vacaciones, etc.). a fin de garantizar la confiabilidad y entrega oportuna de información administrada por el área

  4. Elaborar mensualmente las planillas de aportes parafiscales y programar oportunamente su pago a fin de dar cumplimiento a las disposiciones legales definidas en esta materia.

  5. Mantener actualizados los archivos físicos y magnéticos con la documentación del personal vinculado a fin de garantizar su correcta y oportuna ubicación.

  6. Remitir al área administrativa y financiera los archivos planos y/o soportes del pago de: nóminas, aportes parafiscales, liquidaciones de personal, préstamos, créditos condonables, entre otros, a fin de acreditar contablemente la generación de los mismos.

  7. Mantener en archivo inactivo la documentación del personal retirado de la compañía y los soportes o registros de planillas y/o pagos efectuados por la compañía con ocasión de su responsabilidad de la relación laboral.

  8. Efectuar las liquidaciones del personal desvinculado de la empresa y tramitar su pago con el objetivo de garantizar un proceso de desvinculación laboral bajo los términos definidos por la ley.

  9. Garantizar el cumplimiento de las disposiciones y políticas definidas por la empresa en el marco del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

 

 

TAREAS

  1. Formalizar la vinculación y afiliación de nuevos empleados con actividades tales como: apertura cuenta de nómina, elaboración y firma de contrato, afiliaciones ARP, EPS, cajas de compensación familiar y Fondo de cesantías

  2. Verificar que la documentación del candidato cumpla con el perfil de cargo definido por la empresa y que soporte documentalmente el mismo (formación, experiencia, conocimientos).

  3. Ingresar al sistema de nómina la información del personal vinculado (importante tener conocimiento en la administración del software y verificar que todos los datos que se ingresan sean correctos).

  4. Elaborar la nómina de la empresa, teniendo en cuenta novedades de personal reportadas (ingresos, retiros, horas extras, viáticos, sanciones, incapacidades, licencias, vacaciones, subsidios, créditos, etc.)

  5. Remitir la nómina (archivos planos a la Gerente Administrativa y Financiera) un día antes del pago efectivo de las mismas 14 y 29 de cada mes, granizando posteriormente el pago efectivo de las mismas.

  6. Hacer seguimiento al pago efectivo de las nóminas, verificando con la Gerencia Administrativa y Financiera el paso exitoso de las transferencias, de lo contrario aplicar de manera inmediata los correctivos requeridos.

  7. Remitir las coletillas de pago a través de correo electrónico y de la intranet.

  8. Reportar a la gerencia Administrativa y Financiera la elaboración total de la planillas de parafiscales para que se lleve a cabo el pago y garantizar que este se haya efectuado.

  9. Remitir el soporte de los pagos parafiscales a las personas involucradas con trabajos de campo y al área de comunicaciones a fin de que sea actualizado el acceso a las planillas a  través de la intranet.

  10. Atender y resolver las inconsistencias reportadas a la empresa por parte de EPS, fondo de pensiones, caja de compensación, ARL, ICB

  11. Mantener actualizadas las hojas de vida en cuanto a contratación y afiliaciones legales así como documentación que acredite competencias, inducción, capacitaciones, créditos y subsidios, llamados de atención y documentos similares.

  12.  Atender las solicitudes de documentación de personal para obras (tramitar, organizar y enviar la documentación de manera ágil y oportuna).

  13. Mantener en archivo físico los soportes relacionados con  nóminas, pago de aportes parafiscales, pago de cesantías, incapacidades, novedades de personal, horas extras y liquidaciones.

  14. Recepcionar las novedades de retiro del personal a fin de elaborar las liquidaciones respectivas.

  15. Contactar al personal desvinculado para tramitar las firmas de los siguientes documentos: Liquidación final del contrato, carta de autorización de examen médico de retiro, certificación laboral, carta de autorización para el retiro de cesantías.

  16. Remitir la liquidación firmada al área Admisnitrativa y Financiera  para su respectivo pago y hacer control y seguimiento al mismo solicitando semanalmente copia de los comprobantes de pago.

  17. Presentar quincenalmente un reporte del control de liquidaciones a la Dirección de Gestión Humana

  18. Elaborar  certificaciones laborales de personal activo o desvinculado

  19. Tramitar el recobro de incapacidades del personal.

ATRIBUCIONES

N.A

RELACIONES DE TRABAJO

Internas: 

  • Gerencia administrativa y financiera: programación de pagos y solicitud de informes con soportes contables  de los mismos,  legalizaciones de dinero, remisión  de informes y de documentos que soportan movimientos realizados por el área (prestamos, liquidaciones,  entre otros). 

  • Coordinación de trabajos de campo: Recibe novedades de personal. 

  • Coordinación de proyectos: Recibe la notificación de nuevos subcontratistas para gestionar la documentación del personal que va a ingresar a laborar bajo esa modalidad.

 

Externas: 

  • Personal administrativo y/o de gestión humana por parte de clientes: Solicitar y enviar documentación de personal que va a ingresar a laborar en los diferentes proyectos. 

  • ARL, EPS, AFP, CCF y entidades del estado en general: Tramitar afiliaciones y resolver inconsistencias que se presenten.

DOCUMENTACIÓN DEL CARGO

  • Ver listado maestro del cargo (Anexo A): \\poseidon1\BIBLIOTECA GENERAL GYC\23. SISTEMA GESTION CALIDAD GRUPO CIMENTACIONES\Manual de procedimientos normalizados\RECURSO HUMANO\LISTADOS MAESTRO DOC. Y REGIS.

  • Ver valores corporativos del proceso (Anexo B) 

 

MANUAL DE OPERACIONES: Manual de administración del software de nómina- multidatos.

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