DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL CARGO

Denominación del cargo:   Recepcionista
Área:                                   Administrativa  
Cargo Superior Inmediato:  Gerente Administrativo y financiero    
Localización (ciudad):         Bogotá

OBJETIVO DEL CARGO

Recepcionar las llamadas y las visitas de personal externo a la compañía brindando información veraz, clara y oportuna, atendiendo a los protocolos de servicio y atención definidos por la compañía a fin  de facilitar una  constante y  efectiva   comunicación entre clientes internos y externos.

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN    Bachillerato  

FORMACIÓN     Manejo básico de Paquete office

EXPERIENCIA    2 años de experiencia en labores a fin con la naturaleza del cargo.

 

COMPETENCIAS    Planeación y organización

                             Comunicación efectiva

                             Recursividad

                             Orientación al cliente

                             Autocontrol y estabilidad emocional

                             Trabajo en equipo

                             Servicio al cliente

RESPONSABILIDADES

  1. Garantizar el manejo adecuado de la correspondencia  a fin de asegurar que la información se entregue de manera oportuna y a las personas indicadas.

  2. Atender las llamadas de clientes, proveedores y personal externo, tomando la información pertinente con el objetivo de redireccionar de manera correcta  las solicitudes.

  3. Asegurar la apertura a la hora indicada o establecida por la compañía así como el  cierre de la oficina con el fin de salvaguardar la misma

  4. Controlar la entrada y salida de personas de la oficina con el fin de mantener  la seguridad de los empleados y de los elementos de la compañía.

  5. Administrar el inventario de papelería, cafetería y aseo con el objetivo de asegurar la disponibilidad de estos elementos en el momento que sean requeridos

  6. Recepcionar las facturas de los proveedores garantizando que estas cumplan con los requisitos de ley así como los definidos por la compañía y que sean radicadas en el área contable para su respectivo pago.

  7. Presupuestar y controlar el dinero de la caja menor con el objetivo de mantener  recursos disponibles en el momento que se requiera.

TAREAS

  1. Diligenciar el formato de correspondencia registrando a diario y de manera completa la  información que permita su adecuada distribución.

  2. Controlar la remisión de la correspondencia enviada directamente a la oficina por medio de la firma de las planillas

  3. Contestar las llamadas de manera amable atendiendo el protocolo de atención telefónica de la compañía. .

  4. Confirmar con los clientes internos la visita de personal externo y atenderlos de manera cordial mientras la persona requerida es anunciada.

  5. Hacer el inventario mensual de papelería, aseo y cafetería  para gestionar  las compras que se requieran.

  6. Validar la recepción de  facturas corroborando que estas tengan una orden de compra autorizada por un líder de proceso de la compañía y cumplan con los requisitos de ley (no tener enmendaduras, estar firmadas, identificación  del emisor, entre otras).

  7. Cotizar con diferentes proveedores los insumos que se requieran, verificando  que los precios sean los indicados y solicitar autorización a la gerencia administrativa y financiera para diligenciar la orden de compra, enviarla al proveedor y hacer el pedido, además de revisar que este llegue correcto.

  8. Controlar el dinero de la caja menor y los registros y soportes contables (recibos de caja menor) que validen la administración del dinero.

  9. Definir la ruta de mensajería con el fin de que la correspondencia se entregue en el tiempo solicitado, y así mismo se tenga disponibilidad de la información en el momento oportuno.

  10. Eventualmente asiste a reuniones y organiza el material resultante de las mismas, tal como actas y facturación.

ATRIBUCIONES

  • Manejo de caja menor por un valor máximo de $500.000 pesos mensuales  

  • Definir la ruta de mensajería

  • Realizar compras menores de papelería, aseo y cafetería hasta  por un valor de $50.000 pesos.  

  • Manejar las llaves de la oficina

RELACIONES DE TRABAJO

Internas: 

  • Con todo el personal de la compañía debido a recepción de llamadas y documentos.

  • Área técnica: Coordinar la entrega de informes. 

 

Externas: 

  • Clientes: Resolviendo las inquietudes y transfiriendo las llamadas a la persona solicitada.

  • Proveedores: Información de pagos, recepción de facturas,  cotizaciones y entrega de cheques.

DOCUMENTACIÓN DEL CARGO

  • Ver listados maestros del proceso (Anexo A): \\poseidon1\BIBLIOTECA GENERAL GYC\23. SISTEMA GESTION CALIDAD GRUPO CIMENTACIONES\Manual de procedimientos normalizados\FINANCIERO Y CONTABLE G & C\LISTADOS MAESTRO DOC. Y REGIS.

  • \\poseidon1\BIBLIOTECA GENERAL GYC\23. SISTEMA GESTION CALIDAD GRUPO CIMENTACIONES\Manual de procedimientos normalizados\SERVICIOS GENERALES

  • Ver valores corporativos del proceso (Anexo B)

  • MANUAL DE OPERACIONES

  • Instructivos: \\poseidon1\BIBLIOTECA GENERAL GYC\23. SISTEMA GESTION CALIDAD GRUPO CIMENTACIONES\Manual de procedimientos normalizados\SERVICIOS GENERALES\INSTRUCTIVO.

  • Formatos: \\poseidon1\BIBLIOTECA GENERAL GYC\23. SISTEMA GESTION CALIDAD GRUPO CIMENTACIONES\Manual de procedimientos normalizados\SERVICIOS GENERALES\FORMATOS.

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