DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL CARGO

Denominación del cargo:   Asistente Administrativo   
Área:                                  Administrativa
Cargo Superior Inmediato:  Gerente administrativo y financiero
Localización (ciudad):         Bogotá

OBJETIVO DEL CARGO

Mantener de forma sistematizada los documentos del proceso Administrativo y Financiero, basado en los lineamientos definidos por la organización  a fin de reportar de manera oportuna y confiable la información solicitada por clientes internos y externos.

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN   Tecnólogo o estudiantes de últimos semestres de carrera profesional en  administración de empresas, ingeniería industrial  o carreras afines.

FORMACIÓN   Manejo de paquete Office 

EXPERIENCIA   Experiencia mínima de 6 meses en labores a fin con la naturaleza del cargo.

 

COMPETENCIAS  Comunicación efectiva 

                           Organización.

                           Recursividad  

                           Trabajo en equipo  

                           Servicio al cliente 

RESPONSABILIDADES

  1. Archivar los documentos administrativos, financieros y contables con el objetivo de acceder a la información de manera fácil y oportuna en el momento que se requiera.

  2. Prestar servicio oportuno y eficiente a fin de garantizar la atención de los requerimientos de los clientes internos y externos.

  3. Suministrar de manera oportuna información requerida por entidades financieras y oficiales (estados financieros,  composición accionaria, número de empleados, entre otros) con el fin de reportar el cumplimiento de  los requisitos legales establecidos por el estado.

  4. Elaborar los contratos de arrendamiento de vehículos e inmuebles con el objetivo de asegurar que los documentos diligenciados con este fin cumplan con los requerimientos  establecidos entre las partes.  

  5. Servir como un canal de comunicación efectivo para los clientes internos, externos, proveedores y demás usuarios atendiéndolos y orientándolos frente a los requerimientos que se presenten.

  6. Administrar de manera prudente y confiable la información del área.  

 

TAREAS

  1. Verificar mensualmente el estado físico del archivo administrativo, financiero y contable.

  2. Recolectar información de estados financieros y nomina  e ingresar la información a la página web correspondiente (DANE, Cámara de la infraestructura), verificar información con la gerencia administrativa y enviar.

  3. Realizar contratos y otro si a los mismos según información recibida sobre condiciones a suscribir y entregar para revisión.

  4. Tramitar firma de representante legal y propietario (s)  de vehículo (s) o inmueble (s), enviar copia al arrendador y archivar.

  5. Elaborar cartas, documentos, comunicados y demás dirigidos a diferentes entidades financieras, estatales, entre otras con las cuales tiene relación el área administrativa.

  6. Suministrar a los proveedores y clientes información financiera con el propósito de garantizar el otorgamiento de crédito para pago de facturas.

  7. Conocer el estado de las legalizaciones de todo el personal y reportarlo oportunamente a quien tengan saldos pendientes.

ATRIBUCIONES

N.A

RELACIONES DE TRABAJO

Internas: 

  • Con todo el personal interno de la compañía: Verifica y da reporte del estado de  las legalizaciones.

 

 Externas: 

  • Bancos: Para gestionar algún trámite.

  • Clientes: Para resolver alguna inquietud.

  • Proveedores: Tramitar créditos, concretar pagos o resolver inquietudes.

  • Entidades estatales: Para remitir información requerida.

DOCUMENTACIÓN DEL CARGO

  • Ver listado maestro del cargo (Anexo A): \\poseidon1\BIBLIOTECA GENERAL GYC\23. SISTEMA GESTION CALIDAD GRUPO CIMENTACIONES\Manual de procedimientos normalizados\FINANCIERO Y CONTABLE G & C\LISTADOS MAESTRO DOC. Y REGIS.​

  • Ver valores corporativos del proceso (Anexo B)

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